การกำกับดูแลกิจการที่ดี

กระบวนการการให้ข้อมูล

  ดาวน์โหลด PDF กระบวนการการให้ข้อมูล

วัตถุประสงค์

นโยบายการแจ้งการกระทำผิดและให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียน จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดให้มีกลไกสำหรับพนักงาน บริษัท ไอเอฟเอส แคปปิตอล (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน) (“บริษัท”) ทุกคน ในการยื่นข้อร้องเรียนหรือรายงานถึงข้อกังวลใจ (“ข้อร้องเรียน”) เกี่ยวกับพฤติกรรมใดๆ ที่อาจก่อให้เกิดการกระทำที่ไม่เหมาะสมผิดจริยธรรมหรืออาจก่อให้เกิดการฝ่าฝืนกฎหมาย การประพฤติไม่เหมาะสมทางการเงินหรือการฉ้อโกงหรือสามารถรายงานเมื่อพบเห็นการกระทำผิดกฎหมาย หรือการกระทำผิดต่อนโยบายบริษัท

จุดมุ่งหมายของนโยบายนี้คือเพื่อทำให้ผู้ร้องเรียนเกิดความมั่นใจว่าข้อร้องเรียนของตนจะได้รับการตอบสนองอย่างจริงจัง ข้อมูลการเปิดเผยตัวตนของผู้ร้องเรียนจะถูกเก็บรักษาเป็นความลับขั้นสูงสุดและผู้ร้องเรียนจะได้ไม่ต้องหวั่นเกรงต่อการตอบโต้หรือการกระทำใดๆที่ไม่เป็นธรรม เช่น อาจถูกแก้แค้น หรืออาจถูกข่มขู่ ทั้งนี้ เพื่อเป็นการสนับสนุนให้พนักงานสามารถยื่นข้อร้องเรียนหรือรายงานข้อกังวลใจของตนได้ อีกทั้งบริษัทยังมีนโยบายที่จะไม่ลดตำแหน่ง ลงโทษ หรือให้ผลทางลบต่อพนักงานที่ปฏิเสธการคอร์รัปชั่นแม้ว่าการกระทำนั้นจะทำให้บริษัทสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ

นโยบายนี้ให้สิทธิพนักงานทุกคนของบริษัท ซึ่งครอบคลุมถึงพนักงานประจำ พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างตามสัญญา รวมถึงพนักงานชั่วคราว

การรักษาความลับของข้อมูล

บริษัทจะดำเนินการตามขั้นตอนอย่างสมเหตุสมผลเพื่อที่จะปกป้องและให้ความคุ้มครองต่อผู้ร้องเรียน ทุกข้อร้องเรียนจะถูกเก็บเป็นความลับ การสอบสวนในทุกขั้นตอนจะถูกดำเนินการไปในลักษณะที่เป็นความลับ ดังนั้น ข้อมูลจะถูกเปิดเผยได้เฉพาะเมื่อมีความจำเป็นสำหรับการสอบสวนหรือเมื่อมีการรวบรวมข้อเท็จจริงให้แก่ผู้รับข้อร้องเรียนหรือการให้ความร่วมมือใดๆที่เป็นประโยชน์ในทางกฎหมาย ผู้ร้องเรียนคนใดที่ยื่นข้อร้องเรียนโดยสุจริตใจไม่ควรหวั่นเกรงต่อการตอบโต้ หรือการกระทำใดๆที่ไม่เป็นธรรม เช่น การแก้แค้น หรือการข่มขู่ เป็นต้น

ขั้นตอนในการปฏิบัติ

รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการยื่นข้อร้องเรียนและขั้นตอนการตรวจสอบ มีดังต่อไปนี้

(ก) วิธีการยื่นข้อร้องเรียน
  1. พนักงานสามารถยื่นข้อร้องเรียนได้โดยตรงด้วยตนเอง ด้วยวาจา หรือลายลักษณ์อักษร ผ่านช่องทางต่างๆ อาทิ เช่น จดหมาย อีเมลล์ (E-Mail) เว็บไซต์ของบริษัท โทรศัพท์ หรือโดยไม่ระบุชื่อ (Anonymous Mail) ผ่านช่องทางการสื่อสารภายในองค์กร (Internal Mail) หรือช่องทางการสื่อสารทั่วไป (General Mail)
  2. ผู้ร้องเรียนสามารถยื่นข้อร้องเรียนต่อผู้รับข้อร้องเรียน ได้ดังต่อไปนี้
    • ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร
    • เลขานุการบริษัท
    • หัวหน้าฝ่ายนักลงทุนสัมพันธ์ เลขานุการ และกำกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์
    • หัวหน้าฝ่ายบุคคลและธุรการ
  3. หากข้อร้องเรียนเกี่ยวข้องกับผู้รับข้อร้องเรียนข้างต้น ผู้ร้องเรียนอาจยื่นข้อร้องเรียนต่อบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า (อาทิ เช่น ประธานกรรมการตรวจสอบ)
  4. หากข้อร้องเรียนเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมทางการเงินหรือการฉ้อโกง (อันเกิดจาก เช่น การบันทึกบัญชีแบบซ่อนเงื่อนมีพิรุธ การควบคุมบัญชีภายใน หรือประเด็นต่างๆที่ตรวจพบจากการตรวจสอบ) ผู้ร้องเรียนอาจยื่นข้อร้องเรียนต่อประธานกรรมการตรวจสอบได้โดยตรง
(ข) ขั้นตอนการตรวจสอบ
  1. ก่อนที่ผู้รับข้อร้องเรียนจะดำเนินการภายใต้นโยบายการแจ้งการกระทำผิดและให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียน ผู้รับข้อร้องเรียนจะต้องให้คำยืนยันต่อผู้ร้องเรียนว่าจะไม่เปิดเผยตัวตนของผู้ร้องเรียน
  2. หลังจากที่ผู้รับข้อร้องเรียนได้ให้คำยืนยันต่อผู้ร้องเรียนแล้ว ผู้รับข้อร้องเรียนจะต้องจดบันทึกข้อร้องเรียนจากผู้ร้องเรียน เพื่อเป็นการรักษาความลับ และไม่เปิดเผยตัวตนของผู้ร้องเรียน ข้อร้องเรียนนั้นจะได้รับความคุ้มครองภายใต้การดูแลของผู้รับข้อร้องเรียน
  3. กรณีเป็นข้อร้องเรียนจากผู้ที่ไม่ระบุชื่อ การสอบสวนเกี่ยวกับข้อร้องเรียนนั้นจะถูกดำเนินการไปตามหลักฐานของข้อมูลหรือเอกสารที่มีอยู่เท่านั้น หากหลักฐานของข้อมูลหรือเอกสารที่ได้รับยังไม่เพียงพอ อาจเป็นผลทำให้การดำเนินการในขั้นตอนการสอบสวนไม่สามารถกระทำได้ หรืออาจทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร
  4. ผู้ที่ได้รับข้อร้องเรียนจะต้องแจ้งต่อหัวหน้าฝ่ายนักลงทุนสัมพันธ์ เลขานุการ และกำกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ โดยทันที ว่าได้มีข้อร้องเรียนเกิดขึ้น เพื่อรวบรวมและบันทึกข้อร้องเรียนที่เกิดขึ้นทั้งหมดที่เป็นไปตามนโยบายการแจ้งการกระทำผิดและให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียน และผู้ที่ได้รับข้อร้องเรียนจะต้องแจ้งต่อหัวหน้าฝ่ายบุคคลและธุรการ หรือเลขานุการบริษัทว่าได้มีการร้องเรียนเกิดขึ้น ยกเว้นข้อร้องเรียนนั้นจะเกี่ยวข้องกับบุคคลในฝ่ายบุคคลและธุรการ หรือเลขานุการบริษัท
  5. ผู้ที่ได้รับข้อร้องเรียน ควรปรึกษากับประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (อย่างไรก็ตาม หากข้อร้องเรียนนั้นเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมทางการเงินหรือการฉ้อโกงของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ผู้ที่ได้รับข้อร้องเรียนควรปรึกษากับประธานกรรมการตรวจสอบแทน) ซึ่งอาจดำเนินการโดย
    • แต่งตั้งทีมสอบสวนเพื่อตรวจสอบและสอบสวนข้อเท็จจริงของข้อร้องเรียน
    • กำกับดูแลและติดตามความคืบหน้าการดำเนินการโดยทีมสอบสวนที่แต่งตั้งขึ้น
    • กำหนดแผนที่จะใช้ในการปฏิบัติงาน
  6. เมื่อเสร็จสิ้นการสอบสวนและการประเมินผลแล้ว ทีมสอบสวนจะต้องรายงานต่อประธานเจ้าหน้าที่บริหาร หรือประธานกรรมการตรวจสอบ (ในกรณีที่ข้อร้องเรียนเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมทางการเงินหรือการฉ้อโกงของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร หรือข้อร้องเรียนนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ) ถึงผลการสอบสวนและผลสรุป คำแนะนำให้มีการประพฤติหรือปฏิบัติตามแผนที่กำหนด (ตามความเหมาะสม) รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับบทลงโทษและมาตราการแก้ไขปัญหาเพื่อปรับปรุงให้มีความเหมาะสมต่อไป (ถ้ามี)
  7. คำตัดสิน หรือการสั่งการโดยประธานเจ้าหน้าที่บริหาร หรือประธานกรรมการตรวจสอบในแต่ละข้อร้องเรียนควรจะดำเนินการไปตามความเหมาะสมในแต่ละกรณี ทั้งนี้ หากมีความจำเป็น ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร หรือประธานกรรมการตรวจสอบ อาจนำผลของการตัดสินใจเข้าหารือในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติและนำไปสู่การปฏิบัติ
  8. ผู้ร้องเรียนจะได้รับรายงานให้ทราบถึงผลของการสอบสวน
  9. วิธีการที่มีเหตุผลและมีความจำเป็นจะถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงแนวทางปฏิบัติต่อไป (ถ้าจำเป็น) เพื่อป้องกันพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมที่จะเกิดขึ้นในอนาคต หรือเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการฝ่าฝืนนโยบายบริษัทเพิ่มมากขึ้น

นโยบายการแจ้งการกระทำผิดและให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียนฉบับนี้ กรรมการ ผู้บริหาร พนักงาน เข้าใจและปฏิบัติตาม เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัท ทั้งนี้ตั้งแต่ 8 พฤศจิกายน 2559 เป็นต้นไป